Quy trình Bản sao trích lục hộ tịch

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịchnộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp phường

hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính

hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

hoặc Cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

B2

 Công chức Bộ phận TN&TKQ truy cập vào Phần mềm Một cửa kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, in Giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

- Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên.

Công chức

Bộ phận TN&TKQ

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả

B3

 Công chức Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

 Công chức Tư pháp - Hộ tịch căn cứ vào Sổ hộ tịch:

- Ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch và in dự thảo bản sao Trích lục hộ tịch.

- Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết Dự thảo Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ nêu rõ lý do

- Trình Lãnh đạo UBND cấp phường

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

02 giờ

- Trích lục bản sao hộ tịch

- Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin.

B5

 Lãnh đạo UBND cấp phường ký:

 - Trích lục hộ tịch (bản sao)

 - Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

 - Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin.

Lãnh đạo UBND cấp phường

01 giờ

B6

 - Công chức Tư pháp - Hộ tịch chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ, chuyển Văn thư đóng dấu, bàn giao kết quả cho Bộ phận TN&TKQ.

- Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định

- Công chức Tư pháp - Hộ tịch;

- Công chức Bộ phận TN&TKQ

01giờ

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin

B7

- Trả kết quả cho công dân

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

- Trích lục hộ tịch

- Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin.

Cơ sở pháp lý

- Luật Hộ tịch năm 2014;

 - Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

 - Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

 - Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

 - Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

 - Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

- Thông tư số 03/2023/TT_BTP ngày 02/8/2023 của Bộ tư pháp về sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Quyết định 528/QĐ-BTP ngày 10/4/2023 của Bộ tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ tư pháp

- Quyết định số 5758/QĐ-UBND ngày 10/11/2023 của UBND tp Hà Nội về phê duyệt các quy trình nội bộ giải quyết TTHC được sửa đổi bổ sung lĩnh vực luật sư, công chứng, Hộ tịch, Lý lịch tư pháp thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị thuộc TP Hà Nội

- Quyết định 6144/QĐ-UBND ngày 01/12/2023 của UBND TP Hà Nội về việc công bố Danh mục TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch, công chứng, nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền cấp thành phố, UBND cấp huyện, UBND cấp xã

Ghi chú: Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

X

- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp);

 - Biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch(do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

 Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

X

- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức

X

- Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực

X

Lưu ý

 + Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì công chức không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì công chức kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

 + Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, công chức kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Công chức có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.

x

Số lượng hồ sơ

01 bộ

Thời gian xử lý

4 giờ làm việc

 Nơi tiếp nhận và trả kết quả

 Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp phường nơi đang lưu giữ Sổ hộ tịch

 Lệ phí

 8.000 đồng/bản sao trích lục