Quy trình Xử lý đơn

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận, phân loại đơn:

Tiếp nhận và xử lý đơn bước đầu.

Đơn được tiếp nhận từ các nguồn sau:

1. Đơn nhận trực tiếp từ việc tiếp công dân.

Nếu vụ việc thuộc thẩm quyền thì người tiếp công dân phải làm các thủ tục tiếp nhận đơn và các thông tin, tài liệu, bằng chứng kèm theo do công dân cung cấp, sau đó bàn giao cho bộ phận xử lý đơn để xử lý theo quy định của pháp luật ngay trong ngày tiếp nhận đơn.

2. Đơn gửi qua dịch vụ bưu chính.

3. Đơn do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận, cơ quan báo chí và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến theo quy định của pháp luật.

4. Đơn do lãnh đạo cơ quan chuyển xử lý.

Đơn nhận từ các nguồn theo quy định tại 2,3,4  trên đây, bộ phận văn thư tiếp nhận và thực hiện theo Quy chế về công tác văn thư, sau đó bàn giao cho bộ phận xử lý đơn để xử lý theo quy định của pháp luật ngay trong ngày tiếp nhận đơn.

Phân loại đơn.

* Phân loại theo nội dung đơn, bao gồm:

- Đơn khiếu nại;

- Đơn tố cáo;

- Đơn kiến nghị, phản ánh;

- Đơn có nhiều nội dung khác nhau.

* Phân loại theo điều kiện xử lý, bao gồm:

- Đơn đủ điều kiện xử lý là đơn đáp ứng các yêu cầu sau:

Đơn có chữ viết là tiếng Việt, ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn; họ, tên, địa chỉ, chữ ký hoặc điểm chỉ trực tiếp của người viết đơn (không phải là chữ ký hoặc điểm chỉ photocopy);

Đơn khiếu nại phải ghi rõ ngày, tháng, năm khiếu nại; họ, tên, địa chỉ của người khiếu nại; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại; nội dung, lý do khiếu nại và yêu cầu của người khiếu nại; kèm theo tài liệu, bằng chứng liên quan;

Đơn tố cáo phải ghi rõ nội dung tố cáo; cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị tố cáo, hành vi vi phạm pháp luật bị tố cáo;

Đơn kiến nghị, phản ánh phải ghi rõ nội dung kiến nghị, phản ánh;

Đơn chưa được cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận đơn xử lý theo quy định của pháp luật nhưng người khiếu nại, người tố cáo được quyền khiếu nại, tố cáo tiếp theo quy định của pháp luật.

- Đơn không đủ điều kiện xử lý, đơn trùng lắp thì thống kê số lượng để theo dõi phân tích tình hình, đánh giá việc khiếu nại, tố cáo, lưu đơn và không xem xét xử lý, bao gồm:

Đơn không đáp ứng các yêu cầu tại điểm a khoản này;

Đơn đã được gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong đó đã gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc đúng người có thẩm quyền giải quyết theo quy định;

Đơn đã được hướng dẫn một lần về cùng nội dung;

Đơn tố cáo không rõ họ tên, địa chỉ người tố cáo, đơn mạo danh, không có nội dung rõ ràng và thông tin, tài liệu, bằng chứng chứng minh.

* Phân loại theo thẩm quyền giải quyết:

- Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan, đơn vị;

- Đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

* Phân loại xử lý đơn:

Người xử lý đơn tiến hành phân loại đơn ngay trong ngày tiếp nhận đơn.

- Đối với đơn không đủ điều kiện xử lý: vào sổ theo dõi, lưu đơn, đồng thời cập nhật vào phần mềm xử lý đơn theo quy định.

- Đối với đơn đủ điều kiện xử lý: thực hiện tiếp các bước của quy trình xử lý đơn.

Thời hạn xử lý đơn.

Lãnh đạo UBND phường chỉ đạo và phân công cán bộ xử lý đơn trong thời hạn 10 ngày làm việc; đối với đơn tố cáo tố cáo thì xử lý ban đầu thông tin tố cáo trong thời hạn 07 ngày làm việc; trường hợp phải kiểm tra, xác minh tại nhiều địa điểm thì thời hạn kiểm tra, xác minh có thể dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tố cáo.

Trong thời hạn nêu trên, Lãnh đạo UBND phường căn cứ từng trường hợp cụ thể, ban hành văn bản theo quy định tại Mục 2, Mục 3 và Mục 4, Chương III của Quyết định 27/2018/QĐ-UBND ngày 13/11/2018 để xử lý đơn, đồng thời có văn bản phúc đáp lại cơ quan chuyển đơn biết.

Đối với đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết thì thực hiện theo Điều 20 của Quyết định 27/2018/QĐ-UBND ngày 13/11/2018.

Quản lý, theo dõi việc xử lý đơn.

CBCC cchuyeen môn thụ lý, xử lý đơn tiếp nhận, phân loại đơn được tiếp nhận từ các nguồn theo quy định, vào sổ theo dõi, cập nhật vào phần mềm xử lý đơn để quản lý, theo dõi quá trình xử lý. Việc lưu trữ sổ theo dõi và sao lưu dữ liệu trên máy tính, tra cứu thông tin được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước.

Cán bộ tiếp dân

Tiếp nhận ngay khi có đơn thư chuyển đến

Sổ tiếp dân

Sổ công văn đến

B2

Thực hiện xử lý đơn

Xử lý đơn khiếu nại:

+ Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết:

1. Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường và đủ điều kiện thụ lý theo quy định thì CBCC chuyên môn xử lý đơn đề xuất Lãnh đạo UBND xem xét, quyết định thụ lý giải quyết và giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại cho CBCC chuyên môn, đồng thời thông báo cho người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến (nếu có) và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp biết.

2. Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường nhưng không đủ điều kiện thụ lý giải quyết thì căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, CBCC chuyên môn xử lý đơn dự thảo văn bản, trình Lãnh đạo UBND phường xem xét trả lời và hướng dẫn công dân theo quy định. “Thông báo về việc khiếu nại không đủ điều kiện thụ lý giải quyết”.

+ Đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết:

 1. Đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường thì CBCC chuyên môn xử lý đơn dự thảo văn bản trình Trưởng Bộ phận Tiếp công dân hoặc Văn phòng hướng dẫn người khiếu nại gửi đơn khiếu nại đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. Nếu đơn khiếu nại có họ tên, chữ ký của nhiều người thì hướng dẫn cho một người khiếu nại có họ, tên, địa chỉ rõ ràng.

2. Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan cấp dưới trực tiếp của thủ trưởng cơ quan, đơn vị nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Khiếu nại mà chưa được giải quyết thì báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, giải quyết.

3. Đơn khiếu nại do Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các thành viên của Mặt trận, các cơ quan báo chí hoặc các cơ quan khác chuyển đến nhưng không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường thì CBCC chuyên môn xử lý đơn dự thảo văn bản đề xuất trình Trưởng Bộ phận Tiếp công dân hoặc Văn phòng gửi trả lại đơn kèm theo các giấy tờ, tài liệu (nếu có) cho cơ quan, tổ chức, cá nhân chuyển đơn đến.

+ Đơn khiếu nại có kèm theo tài liệu gốc:

1. Trường hợp đơn khiếu nại có kèm theo tài liệu gốc, nếu không được thụ lý giải quyết thì CBCC chuyên môn xử lý đơn sau khi xử lý xong đơn phải có giấy mời người khiếu nại đến nơi tiếp công dân của UBND để trả lại. Việc trả lại tài liệu gốc phải được lập thành biên bản theo quy định.

2. Trường hợp đơn khiếu nại có kèm theo tài liệu gốc, nếu được thụ lý giải quyết thì người tiếp công dân lập danh sách cụ thể, chuyển kèm đơn đến cơ quan tham mưu, thụ lý, giải quyết. Việc trả lại giấy tờ, tài liệu gốc được thực hiện ngay sau khi ban hành quyết định giải quyết khiếu nại.

+ Đơn khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật:

Trong quá trình xử lý đơn khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực thi hành, nếu có căn cứ cho rằng việc giải quyết khiếu nại có dấu hiệu vi phạm pháp luật làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khiếu nại hoặc cá nhân, cơ quan, tổ chức khác có liên quan, đe dọa xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước hoặc có tình tiết mới làm thay đổi nội dung giải quyết khiếu nại thì CBCC chuyên môn xử lý đơn kịp thời báo cáo đề xuất Lãnh đạo UBND xem xét chỉ đạo xử lý theo quy định.

+ Đơn khiếu nại đối với quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính có khả năng gây hậu quả khó khắc phục:

Trong quá trình nghiên cứu đơn khiếu nại, nếu có căn cứ cho rằng việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại hoặc việc tiếp tục thực hiện hành vi hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục thì CBCC chuyên môn xử lý đơn báo cáo Lãnh đạo UBND xem xét, quyết định tạm đình chỉ hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính đó.

CBCC chuyên môn được phân công

Lãnh đạo UBND phường

07 ngày

Văn bản trả lời, văn bản hướng dẫn, văn bản chuyển đơn hoặc văn bản thụ lý giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

Xử lý đơn tố cáo:

+ Đơn tố cáo thuộc thẩm quyền:

1. Đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của UBNd phường và đủ điều kiện thụ lý theo quy định thì CBCC chuyên môn xử lý đơn phải kiểm tra, xác minh họ, tên, địa chỉ của người tố cáo và đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định thụ lý giải quyết và giao nhiệm vụ xác minh nội dung tố cáo cho cơ quan chuyên môn, đồng thời thông báo cho người tố cáo biết.

2. Đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường nhưng không đủ điều kiện thụ lý giải quyết theo quy định thì CBCC chuyên môn xử lý đơn dự thảo văn bản, trình Lãnh đạo UBND xem xét, thông báo cho người tố cáo về việc không thụ lý giải quyết tố cáo.

Người có thẩm quyền không thụ lý giải quyết tố cáo về vụ việc mà người giải quyết tố cáo không đủ điều kiện để điều tra, xác minh hành vi vi phạm pháp luật, người vi phạm

3. Đối với đơn tố cáo tiếp thì CBCC chuyên môn xử lý đơn đề xuất Lãnh đạo UBND  xem xét, xử lý như sau:

a) Trường hợp đơn tố cáo đã được giải quyết đúng pháp luật nhưng có tình tiết mới chưa được phát hiện trong quá trình giải quyết tố cáo có thể làm thay đổi kết quả giải quyết tố cáo thì CBCC chuyên môn lý đơn báo cáo, dự thảo văn bản trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị yêu cầu người đã giải quyết tố cáo phải tiếp tục giải quyết tố cáo đó theo thẩm quyền.

b) Trường hợp việc giải quyết tố cáo của người đứng đầu cơ quan cấp dưới trực tiếp của thủ trưởng cơ quan, đơn vị có một trong những dấu hiệu vi phạm pháp luật theo quy định thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị thụ lý giải quyết lại tố cáo theo quy định.

c) Trường hợp đơn tố cáo tiếp không có tình tiết mới, không phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật thì CBCC chuyên môn xử lý đơn dự thảo văn bản, trình Lãnh đạo UBND xem xét, thông báo cho người tố cáo, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan về việc không thụ lý giải quyết tố cáo tiếp

+ Đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền:

1. Đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường thì CBCC chuyên môn xử lý đơn đề xuất trình Trưởng Bộ phận tiếp công dân hoặc Văn phòng chuyển đơn và các chứng cứ, thông tin, tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn tố cáo và thông báo cho người tố cáo biết.

2. Đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp dưới trực tiếp của thủ trưởng cơ quan, đơn vị nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Tố cáo mà chưa được giải quyết hoặc có nội dung tố cáo chưa được giải quyết thì CBCC chuyên môn xử lý đơn báo cáo, dự thảo văn bản trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị yêu cầu người có trách nhiệm giải quyết tố cáo phải giải quyết và báo cáo rõ lý do về việc chưa giải quyết tố cáo.

+ Đơn tố cáo hành vi vi phạm pháp luật gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích nhà nước, cơ quan, tổ chức, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân:

Đơn tố cáo hành vi vi phạm pháp luật gây thiệt hại, đang gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích nhà nước, cơ quan, tổ chức; sức khỏe, tính mạng, tài sản, danh dự của công dân thì CBCC chuyên môn xử lý đơn phải kịp thời báo cáo, tham mưu, đề xuất Lãnh đạo UBND áp dụng biện pháp ngăn chặn hoặc thông báo cho cơ quan, người có thẩm quyền áp dụng biện pháp kịp thời ngăn chặn, xử lý theo quy định.

+ Đơn tố cáo không rõ họ tên, địa chỉ người tố cáo nhưng có nội dung rõ ràng, kèm theo các thông tin, tài liệu, bằng chứng về hành vi tham nhũng, hành vi tội phạm:

Khi nhận được đơn tố cáo không rõ họ tên, địa chỉ người tố cáo nhưng có nội dung rõ ràng, kèm theo các thông tin, tài liệu, bằng chứng chứng minh nội dung tố cáo hành vi tham nhũng, hành vi tội phạm thì CBCC chuyên môn xử lý đơn báo cáo Lãnh đạo UBND xem xét, chỉ đạo xử lý theo quy định của pháp luật.

+ Giữ bí mật và bảo vệ người tố cáo:

CBCC chuyên môn xử lý đơn tố cáo phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích của người tố cáo theo quy định của pháp luật; báo cáo, đề xuất Lãnh đạo UBND áp dụng những biện pháp theo quy định của pháp luật hoặc kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ người tố cáo, người thân thích của người tố cáo khi có yêu cầu.

CBCC chuyên môn được phân công

Lãnh đạo UBND phường

07 ngày

Xử lý các loại đơn khác:

+ Đơn kiến nghị, phản ánh:

1. Đơn kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị giải quyết thì CBCC chuyên môn xử lý đơn đề xuấtLãnh đạo UBND thụ lý giải quyết theo quy định của pháp luật.

2. Đơn kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thì CBCC chuyên môn xử lý đơn đề xuất Lãnh đạo UBND xem xét, quyết định việc chuyển đơn và các tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan.

+ Đơn có nhiều nội dung khác nhau:

1. Đơn có nhiều nội dung khác nhau (khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh) thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, trong đó có nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường thì CBCC chuyên môn xử lý đơn phải có giấy mời người gửi đơn đến làm việc và hướng dẫn người gửi đơn tách riêng từng nội dung theo thẩm quyền giải quyết của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị. Đối với nội dung đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường thì tiếp nhận đơn và xử lý theo quy định. Đối với nội dung đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thì hướng dẫn công dân gửi đơn đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

2. Đơn có nhiều nội dung khác nhau (khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh) không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thì CBCC chuyên môn xử lý đơn báo cáo, dự thảo văn bản trình Lãnh đạo UBND hướng dẫn người gửi đơn tách riêng từng nội dung để gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

CBCC chuyên môn được phân công

Lãnh đạo UBND phường

07 ngày

B3

Thực hiện lưu hồ sơ theo đúng mục 7 của quy trình.

CBCC chuyên môn phụ trách

Theo quy định

Sổ tiếp dân

Sổ công văn đến

Cơ sở pháp lý

- Luật Tiếp công dân số 43/2013/QH13 ngày 25/11/2013;

- Luật Khiếu nại số 02/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Luật Tố cáo số 25/2018/QH14;

- Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân; Thông tư số 06/2014/TT-TTCP ngày 31/10/2014 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân;

- Nghị định số 31/2019/NĐ-CP ngày 10/04/2019 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành của Luật Tố cáo;

- Nghị định số 124/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành của Luật Khiếu nại;

- Thông tư số 05/2021/TT - TTCP ngày 01/10/2021 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh

- Quyết định số 3164/QĐ-TTCP ngày 26/12/2017 về việc công bố thủ tục hành chính được chuẩn hóa thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Thanh tra Chính Phủ;

- Quyết định số 27/QĐ-UBND ngày 13/11/2018 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành quy trình tiếp công dân và xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, đơn kiến nghị phản ánh trên địa bàn thành phố Hà Nội;

- - Quyết định số 2361/QĐ-UBND ngày 03/5/2024

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, đơn phản ánh và các tài liệu, chứng cứ liên quan (nếu có)

x

Số lượng hồ sơ

01 bộ

Thời gian xử lý

Trong thời hạn 09 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Ban tiếp công dân hoặc Bộ phận TN&TKQ

Lệ phí

Không