Quy trình Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng giao dịch đã được chứng thực

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Nộp hồ sơ: TCCN nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ/qua dịch vụ bưu chính công ích/trực tuyến qua dichvucong.hanoi.gov.vn.

Trường hợp TCCN nộp trực tiếp, CBCC một cửa hướng dẫn công dân thao tác trên hệ thống máy tính của đơn vị (nếu có) hoặc chủ động thao tác trên hệ thống đối với hồ sơ nộp qua đường bưu chính.

TCCN

20 phút (Chuyển hồ sơ vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15h)

Theo mục 5.2

B2

Tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ: CBCC một cửa tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống và thực hiện kiểm tra

- Nếu các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống chưa đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC một cửa thông báo và gửi hướng dẫn TCCN bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 02.

- Nếu từ chối nhận hồ sơ, CBCC một cửa gửi thông báo và nêu rõ lý do theo mẫu số 03.

- Nếu các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC một cửa tiếp nhận hồ sơ theo mẫu số 01, lập phiếu kiểm soát theo mẫu số 05, cập nhật sổ theo dõi theo mẫu số 06 và tích chuyển hồ sơ trên hệ thống tới CBCC TP-HT.

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03 được CBCC một cửa lập trên hệ thống và gửi cho TCCN qua địa chỉ thư điện tử mà TCCN đã đăng ký. Phiếu kiểm soát theo mẫu 05 được lập và xác thực trên hệ thống có giá trị như các phiếu kiểm soát quá trình bản giấy có chữ ký của các đơn vị liên quan.

Bộ phận TN&TKQ

Mẫu số 01, 02, 03, 05, 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B3

Thẩm định hồ sơ: CBCC chuyên môn xem xét hồ sơ quy định tại điều 40 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

- Nếu chưa đầy đủ, hợp lệ thông báo trực tiếp hoặc qua mạng Internet hay bằng văn bản để TCCN bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu đạt yêu cầu tích chuyển bước tiếp theo.

CBCC TP-HT

15 phút

Mẫu số 02 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B4

Báo cáo kết quả thẩm định:

Tổng hợp kết quả thẩm định tích chuyển trên hệ thống, thực hiện chụp từ bản chính hợp đồng, giao dịch đang được lưu giữ và ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu quy định (đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực) trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt.

Ghi chú: Trường hợp hồ sơ bị chậm muộn thì phải kèm theo phiếu xin lỗi mẫu số 04

CBCC TP-HT

15 phút

- Hồ sơ trình

- Bản sao hợp đồng, giao dịch được ghi lời chứng

- Mẫu số 04

(Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B5

Phê duyệt kết quả:

Lãnh đạo UBND phường xem xét, yêu cầu điều chỉnh (nếu có) và phê duyệt kết quả, ghi rõ ngày tháng năm.

Trường hợp không đồng ý phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Tích chuyển tới CBCC chuyên môn.

Lãnh đạo UBND phường

15 phút

Bản sao hợp đồng, giao dịch được chứng thực

B6

Đóng dấu & sao lưu:

CBCC chuyên môn tiếp nhận kết quả, ghi vào Sổ chứng thực bản sao từ bản chính và chuyển văn thư đóng dấu (giáp lai với bản sao có từ 02 trang trở lên).

Chuyển kết quả về Bộ phận TN&TKQ.

- CBCC TP-HT

- Văn thư

15 phút

- Bản sao hợp đồng, giao dịch được chứng thực

- Sổ chứng thực bản sao từ bản chính

B7

Trả kết quả:

Quét kết quả lên hệ thống trả cho TCCN. Thực hiện trả kết quả bản cứng cho TCCN (Trực tiếp hoặc qua đường bưu chính, theo nhu cầu của TCCN), ký nhận sổ theo dõi.

Bộ phận TN&TKQ

Theo giấy hẹn

Mẫu số 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

Cơ sở pháp lý

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy đinh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

- Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

- Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 hướng dẫn thi hành một số quy định của nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

- Quyết định 1024/QĐ-BTP 09/5/2018 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư Pháp;

- Quyết định 4713/QĐ-UBND ngày 20/10/2020 Về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung; Danh mục thủ tục hành chính chuẩn hóa; Danh mục thủ tục hành chính bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp thành phố, UBND cấp huyện, UBND cấp phường trên địa bàn thành phố Hà Nội và liên thông với Bộ Tư pháp.

- Quyết định số 417/QĐ-UBND Ngày 27/01/2022 về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội;

- Quyết định số 3109/QĐ-UBND ngày 06/6/2023 của UBND TP Hà Nội về việc công bố danh mục tthc lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tp, cấp huyện, cấp xã; danh mục tthc liên thông.

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

x

Số lượng hồ sơ

01 bộ

Thời gian xử lý

Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND phường

Lệ phí

2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính